Toepassing van de algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten door Decosa VOF (hierna ‘de dienstverlener’ genoemd), met maatschappelijke zetel te Anna Bijnsstraat 11, 8020 Oostkamp, België, BTW BE0821.043.137. Door een overeenkomst aan te gaan met de dienstverlener verklaart de opdrachtgever zich uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden. Ze maken integraal deel uit van de overeenkomst, ongeacht het gebruikte communicatiemiddel (e-mail, WhatsApp, bestelbon, enz.). In geval van tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en enige andere documenten of communicatie, primeren deze voorwaarden, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De diensten van Decosa VOF worden uitsluitend aangeboden aan professionele opdrachtgevers (B2B), waardoor het wettelijk herroepingsrecht voor consumenten niet van toepassing is.

Onder “schriftelijk” wordt in deze voorwaarden verstaan: elke communicatie via digitale middelen die schriftelijk bewijs oplevert, waaronder e-mail, WhatsApp, sms of andere elektronische berichtenplatformen.

Elektronische communicatie en aanvaarding
Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat overeenkomsten geldig tot stand kunnen komen via elektronische communicatie, zoals e-mail, WhatsApp, digitale handtekeningen (zoals via Adobe Sign of PandaDoc), of andere elektronische communicatiemiddelen. Dergelijke communicatie wordt geacht dezelfde juridische waarde te hebben als schriftelijke overeenkomsten op papier, voor zover zij de wil van beide partijen ondubbelzinnig aantonen.

Aanvaarding van offertes, bestelbonnen, leveringen, opleveringen of andere documenten mag geldig gebeuren via elk schriftelijk digitaal kanaal. De opdrachtgever erkent dat deze vormen van communicatie bewijswaarde hebben in geval van geschil, conform artikel XII.15 van het Belgisch Wetboek Economisch Recht.

Totstandkoming van de overeenkomst

Enkel de door de partijen ondertekende bestelbon, voor akkoord verzonden mailverkeer of voor akkoord verzonden WhatsApp-berichten verbindt Decosa VOF (hierna ‘de dienstverlener’ genoemd) en zijn opdrachtgever. De overeenkomst wordt uitgevoerd met inachtneming van de huidige algemene voorwaarden. Pas na ondertekening van de bestelbon of schriftelijke bevestiging via e-mail of WhatsApp zal de dienstverlener overgaan tot uitvoering van de overeenkomst onder de modaliteiten zoals hieronder bepaald.

Verbreking van de overeenkomst door de opdrachtgever

Annulering door de opdrachtgever kan uitsluitend schriftelijk gebeuren. Bij annulering is de opdrachtgever gehouden om 50% van de overeengekomen prijs (inclusief btw) als annuleringsvergoeding aan de dienstverlener te betalen. Deze vergoeding geldt als redelijke raming van de schade die de dienstverlener lijdt bij annulatie.

Indien de annulering gebeurt minder dan 7 kalenderdagen voor de geplande uitvoeringsdatum of wanneer reeds prestaties zijn geleverd, behoudt Decosa zich het recht voor tot volledige vergoeding van reeds gemaakte kosten en gepresteerde uren, bovenop de forfaitaire 50%.

Omschrijving van de dienstverlening en de prijs

De aard en omvang van de dienstverlening worden telkens gespecificeerd in de overeenkomst, bestelbon, voor akkoord verzonden e-mail of ander schriftelijk communicatiekanaal zoals WhatsApp. De overeengekomen dienstverlening kan bestaan uit één of meerdere van de volgende professionele activiteiten, zonder dat deze opsomming beperkend is.

Decosa VOF levert onder meer diensten op het vlak van digitale ontwikkeling, waaronder het ontwerpen, programmeren en onderhouden van websites, webshops, webapplicaties en maatwerkoplossingen. Deze digitale toepassingen worden ontwikkeld op basis van de noden van de opdrachtgever en kunnen zowel frontend- als backendtechnologieën omvatten, inclusief koppelingen met externe systemen via API’s. Daarnaast omvat de dienstverlening het opzetten, configureren en onderhouden van technische marketingtools, waaronder analytics-, tracking- en automatisatieplatformen die bijdragen aan het meten en optimaliseren van digitale prestaties.

Verder ondersteunt Decosa opdrachtgevers met sales enablement-oplossingen zoals CRM-integratie, lead generation workflows, automatisering van verkoopprocessen, conversieoptimalisatie en digitale klantacquisitie. Ook strategisch advies, consultancy en workshops inzake digitale positionering en technische planning maken integraal deel uit van de dienstverlening.

De dienstverlener biedt bovendien creatie van digitale content aan, waaronder het schrijven van marketinggerichte teksten, SEO-copywriting, technische webinhoud en ondersteunende visuele of tekstuele assets. UX- en UI-diensten worden geleverd voor het ontwerp van gebruiksvriendelijke en visueel consistente interfaces, al dan niet gekoppeld aan het ontwikkeltraject.

De dienstverlening kan verder bestaan uit het aanbieden van hosting- en domeinbeheer via externe providers, technische ondersteuning tijdens en na oplevering van digitale producten, alsook bugfixing, updates, monitoring en andere vormen van nazorg.

Voor deze dienstverlening wordt een prijs bepaald en vastgelegd in de overeenkomst of offerte, waarbij standaard een uurtarief van €90 per begonnen uur geldt voor meerwerken, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Meerwerken worden pas uitgevoerd na mondelinge of schriftelijke instemming van de opdrachtgever (bv. per e-mail of WhatsApp). Stilzwijgende instemming kan worden afgeleid uit het niet tijdig protesteren bij herhaaldelijke mededeling of uitvoering.

Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Indien de dienstverlener externe tools, licenties of betaalde componenten moet gebruiken in functie van het project, kunnen deze afzonderlijk gefactureerd worden aan kostprijs, mits vermelding in de overeenkomst of communicatie. Indien de opdracht uit meerdere fases bestaat, kunnen deelopleveringen afzonderlijk worden gefactureerd.

Gebruik van artificiële intelligentie (AI) en ethische principes

De dienstverlener kan, in het kader van de overeengekomen dienstverlening, gebruik maken van artificiële intelligentie (AI), machine learning-technologieën of andere geautomatiseerde systemen ter ondersteuning van contentcreatie, analyse, automatisering of ontwikkeling. Deze technologieën worden uitsluitend ingezet indien ze bijdragen aan de efficiëntie, kwaliteit of relevantie van het geleverde werk.

De dienstverlener verbindt zich ertoe AI-toepassingen ethisch verantwoord te gebruiken, conform de toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van de beginselen van transparantie, dataminimalisatie, non-discriminatie en respect voor de privacy van betrokkenen.

De opdrachtgever erkent en aanvaardt dat AI-gegenereerde output niet onfeilbaar is en onderhevig kan zijn aan onnauwkeurigheden, bias of onvolledigheden. De eindverantwoordelijkheid voor de interpretatie en het gebruik van AI-gegenereerde resultaten ligt steeds bij de opdrachtgever. De dienstverlener is niet aansprakelijk voor beslissingen of schade die voortvloeien uit het onkritisch vertrouwen op AI-output, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

Indien de opdrachtgever expliciet verzoekt om het gebruik van AI-tools binnen een project, zal de dienstverlener – voor zover redelijk haalbaar – transparantie bieden over de herkomst van de gegenereerde content of technologie.

Intellectuele eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de door de dienstverlener ontwikkelde software, ontwerpen, content, documenten en andere werken blijven eigendom van de dienstverlener tot volledige betaling van alle facturen met betrekking tot het project, inclusief eventuele meerwerken of nazorg, die op het moment van overdracht opeisbaar zijn. Na betaling verkrijgt de opdrachtgever een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de geleverde materialen, uitsluitend voor intern gebruik. Sublicentie, herverkoop of distributie zonder schriftelijke toestemming is verboden. Dit recht kan niet worden overgedragen aan derden zonder schriftelijke toestemming van de dienstverlener. De broncode van ontwikkelde software blijft eigendom van de dienstverlener, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.

Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe om alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen, strikt vertrouwelijk te behandelen. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: alle gegevens, documenten, technologieën, knowhow, klantgegevens en andere niet-publieke informatie die mondeling, schriftelijk of elektronisch is verstrekt. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de samenwerking van kracht.

Uitvoering van de overeenkomst

De dienstverlener verbindt zich ertoe de overeenkomst naar best vermogen, volgens de regels van de kunst en in het kader van een inspanningsverbintenis uit te voeren. De dienstverlener geeft geen enkele garantie op het behalen van specifieke resultaten, rendementen of deadlines, tenzij schriftelijk en uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De dienstverlener behoudt zich het recht voor om, indien en voor zover een goede uitvoering dit vereist, de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk te laten uitvoeren door onderaannemers of externe dienstverleners, zonder voorafgaandelijke toestemming van de opdrachtgever. De dienstverlener blijft in dat geval verantwoordelijk voor de coördinatie, maar niet voor eventuele fouten of tekortkomingen van derden waarop zij redelijkerwijs geen controle heeft.

De opdrachtgever verbindt zich ertoe om alle gegevens, materialen, input, logins en instructies die nodig zijn voor een correcte uitvoering van de opdracht tijdig, volledig en in het juiste formaat te bezorgen. Indien deze input ontbreekt of te laat wordt aangeleverd, wordt de uitvoeringstermijn automatisch en zonder vergoeding verlengd, en kan Decosa VOF in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor vertraging of mislukking van het project. Vertraging aan de zijde van de opdrachtgever schort alle verplichtingen van de dienstverlener op.

Alle termijnen die door de dienstverlener worden meegedeeld (schriftelijk of mondeling) zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld als bindend in een ondertekende overeenkomst. Het overschrijden van deze termijnen kan nooit aanleiding geven tot schadevergoeding, boetes of ontbinding van de overeenkomst.

De dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van onvolledige, foutieve of tegenstrijdige informatie van de opdrachtgever, noch voor vertraging, foutieve werking of incompatibiliteit van aangeleverde bestanden, tools of instructies. Evenmin is de dienstverlener verplicht aangeleverde materialen te controleren op inhoudelijke juistheid of juridische conformiteit.

Alle geleverde prestaties, voorstellen, ontwerpen of functionaliteiten worden geacht aanvaard te zijn op het moment van oplevering of publicatie, tenzij de opdrachtgever binnen tien (10) kalenderdagen na oplevering schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent. Na deze termijn vervalt elk recht op aanpassing, klacht of schadevergoeding, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De dienstverlener behoudt zich het recht voor om opdrachten tijdelijk op te schorten of stop te zetten indien de opdrachtgever betalingsverplichtingen niet nakomt of anderszins zijn contractuele verplichtingen verzaakt. In dat geval heeft de opdrachtgever geen enkel recht op schadevergoeding, restitutie of overdracht van eigendom.

Duur en beëindiging

Voor alle doorlopende diensten geldt een minimale looptijd van 12 maanden, ingaande op de datum van activatie of online publicatie van de dienst. Deze duurtijd wordt bevestigd via e-mail of WhatsApp door de dienstverlener.

Eenmalige projecten – zoals de ontwikkeling van een website, webshop of andere eenmalig te leveren digitale toepassingen – worden expliciet als zodanig aangeduid op de overeenkomst, bestelbon of schriftelijke goedkeuring via e-mail of WhatsApp. Deze projecten worden beschouwd als afgesloten op het moment van oplevering, tenzij anders overeengekomen.

Opzegging van doorlopende overeenkomsten dient te gebeuren via een aangetekend schrijven, gericht aan Decosa VOF, uiterlijk 2 maanden vóór de vernieuwingstermijn. Bij gebrek aan tijdige opzeg, wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor eenzelfde termijn, tenzij schriftelijk anders overeengekomen met de vermelding: “Deze overeenkomst wordt niet automatisch verlengd”.

De dienstverlener behoudt zich het recht voor om de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder ingebrekestelling indien de opdrachtgever zijn contractuele verplichtingen niet naleeft (zoals laattijdige betaling, niet aanleveren van essentiële informatie, of faillissement). In dat geval is geen enkele schadevergoeding door de dienstverlener verschuldigd.

Aansprakelijkheid

Algemene uitsluiting van aansprakelijkheid
De dienstverlener is slechts aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit opzettelijke fout of zware nalatigheid bewezen door de opdrachtgever. Voor alle andere schade – zowel contractueel als buitencontractueel – is de dienstverlener niet aansprakelijk.

Indirecte schade en gevolgschade
De dienstverlener is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade of immateriële schade, waaronder (maar niet beperkt tot): winstderving, omzetverlies, verlies van gegevens, verlies van klanten, gemiste kansen, reputatieschade, verstoring van bedrijfsprocessen, schade aan derden of extra personeelskosten.

Schade door derden of externe systemen
De dienstverlener is niet verantwoordelijk voor storingen, vertragingen, fouten, gebreken of uitval veroorzaakt door externe leveranciers, hostingproviders, plugins, API’s, software van derden of andere externe componenten waarop zij geen directe controle heeft. Eventuele aansprakelijkheid voor fouten in systemen van derden wordt volledig uitgesloten.

Beveiliging en cyberincidenten
De dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van hacking, datalekken, virussen, ransomware, beveiligingsinbreuken of ander misbruik van systemen of platforms, ongeacht de aard van de aanval of de gebruikte technologie. De dienstverlener biedt geen resultaatsverbintenis met betrekking tot beveiliging, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen.

Overmacht
Overmacht is elke omstandigheid buiten de wil of controle van de dienstverlener die de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk verhindert, tijdelijk of definitief. Hieronder worden onder meer (maar niet uitsluitend) begrepen: overheidsmaatregelen, oorlog, terrorisme, pandemieën, epidemieën, natuurrampen, brand, stroomuitval, internetstoringen, technische storingen bij telecommunicatie- of cloudproviders, vertragingen bij toeleveranciers, stakingen, sabotage, cyberaanvallen (zoals hacking, ransomware of DDoS), wijzigingen in externe software of platforms (zoals API-wijzigingen, beperkingen opgelegd door sociale media of AI-diensten), of enige andere gebeurtenis waarop de dienstverlener redelijkerwijs geen invloed heeft.

In geval van overmacht wordt de uitvoering van de verplichtingen van de dienstverlener geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van de overmacht, zonder recht op schadevergoeding voor de opdrachtgever. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig (60) dagen aanhoudt, hebben beide partijen het recht om de overeenkomst schriftelijk te beëindigen zonder schadevergoeding, met behoud van het recht op betaling van reeds geleverde prestaties.

Vrijwaring door opdrachtgever
De opdrachtgever vrijwaart de dienstverlener volledig voor alle aanspraken van derden, met inbegrip van maar niet beperkt tot aanspraken met betrekking tot inbreuken op auteursrechten, onrechtmatige content, commerciële schade of contractbreuk, die voortvloeien uit het gebruik van door de dienstverlener geleverde diensten of materialen op verzoek van de opdrachtgever.

Beperking van aansprakelijkheid
Indien, ondanks bovenstaande bepalingen, toch aansprakelijkheid van de dienstverlener zou worden vastgesteld, dan is deze in alle gevallen beperkt tot maximaal het bedrag van de voor de overeenkomst gefactureerde som exclusief btw, met een absoluut maximum van €2.000, ongeacht de omvang van de geleden schade of het aantal schadegevallen.

Verwerking van persoonsgegevens (GDPR)

De dienstverlener verbindt zich ertoe om alle persoonsgegevens die in het kader van de dienstverlening worden verwerkt, te behandelen in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). De dienstverlener zal enkel handelen als verwerker in opdracht van de opdrachtgever en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de opdracht. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen, worden de bepalingen van deze algemene voorwaarden samen met het privacybeleid van de dienstverlener geacht te gelden als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.

Overdracht van eigendom of beheer

Opdrachtgever kan de overdracht van broncode, beheertoegang, hostingaccounts of andere digitale componenten schriftelijk aanvragen bij beëindiging van de samenwerking of op een ander overeengekomen moment. In dat geval gelden de volgende voorwaarden:

Overdracht vindt pas plaats na volledige betaling van alle openstaande facturen.

Voor overdracht van broncode of technische infrastructuur kan een administratieve vergoeding worden aangerekend, afhankelijk van de complexiteit en de omvang van de te exporteren gegevens.

De dienstverlener is niet verplicht ondersteuning te bieden bij installatie of integratie van overgedragen code op systemen van derden, tenzij hiervoor een aanvullende overeenkomst wordt gesloten.

Na overdracht vervalt elke verplichting tot nazorg, ondersteuning of aansprakelijkheid, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Eventuele licenties, toegang tot externe tools of hostingdiensten die niet overdraagbaar zijn, blijven eigendom van de dienstverlener of betrokken derde partij.

Beheer en onderhoud

Indien de opdrachtgever een doorlopende beheers- en onderhoudsovereenkomst afsluit met de dienstverlener, zijn de volgende bepalingen van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen:

De dienstverlener zal, binnen redelijke termijnen en naar best vermogen, technische ondersteuning, bugfixes, beveiligingsupdates en functionele updates uitvoeren op de geleverde digitale toepassingen.

Beheercontracten worden aangeboden op maand- of jaarbasis en starten vanaf de oplevering of publicatie van het betreffende project.

Tenzij anders overeengekomen, geldt er geen resultaatsverbintenis met betrekking tot uptime, prestaties of foutloze werking. De dienstverlener levert redelijke inspanningen binnen de context van een inspanningsverbintenis.

Storingen die veroorzaakt worden door externe tools, plugins, API’s of hostingproviders vallen niet onder het standaardbeheer, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

De dienstverlening vindt plaats tijdens kantooruren. Support buiten kantooruren wordt enkel geleverd bij uitdrukkelijke goedkeuring van de opdrachtgever en tegen een tarief van 150% van het standaarduurtarief, tenzij anders overeengekomen.

Tenzij uitdrukkelijk vermeld, is een beheercontract exclusief nieuwe functionaliteiten of uitbreidingen, die als meerwerken beschouwd worden.

De dienstverlener behoudt zich het recht voor om periodiek technische optimalisaties uit te voeren, die noodzakelijk zijn voor de beveiliging of compatibiliteit van de toepassing.

Facturatie

Facturen zijn betaalbaar binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Bij niet-betaling is van rechtswege een rente verschuldigd conform artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2002 (betalingsachterstand bij handelstransacties). Daarnaast is een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van €50 verschuldigd. Bij wanbetaling zijn alle openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar. Klachten dienen binnen 3 dagen na factuurdatum schriftelijk (aangetekend) te worden gemeld. Een klacht schort de betalingsverplichting niet op.

Geschillenregeling

Op alle overeenkomsten met de dienstverlener is het Belgisch recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG). Voor geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Brugge bevoegd, tenzij dwingend internationaal recht anders bepaalt.

Partijen verklaren zich uitdrukkelijk akkoord met deze rechtskeuze en forumkeuze, ook indien de opdrachtgever gevestigd is in het buitenland.

Contactgegevens:
Decosa VOF
Anna Bijnsstraat 11
8020 Oostkamp – België
BTW BE0821.043.137
hello@decosa.be – www.decosa.be

Application of the General Terms and Conditions

These general terms and conditions apply to all offers, quotations, agreements, and service deliveries by Decosa VOF (hereinafter referred to as “the service provider”), with registered office at Anna Bijnsstraat 11, 8020 Oostkamp, Belgium, VAT BE0821.043.137. By entering into an agreement with the service provider, the client explicitly agrees to these terms. They form an integral part of the agreement, regardless of the means of communication used (email, WhatsApp, order form, etc.). In case of conflict between these terms and any other documents or communication, these terms prevail, unless expressly agreed otherwise in writing.

The services of Decosa VOF are offered exclusively to professional clients (B2B), and thus the legal right of withdrawal for consumers does not apply.

“Written” communication, in the context of these terms, includes any digital communication that constitutes written proof, including email, WhatsApp, SMS, or other electronic messaging platforms.

Electronic Communication and Acceptance

The parties explicitly agree that agreements can be validly concluded via electronic communication such as email, WhatsApp, digital signatures (e.g., via Adobe Sign or PandaDoc), or other electronic means. Such communications are deemed to have the same legal value as paper agreements, provided they clearly reflect the intent of both parties.

Acceptance of quotations, order forms, deliveries, project completions, or other documents may validly occur through any written digital channel. The client acknowledges that such communication has evidentiary value in the event of a dispute, in accordance with Article XII.15 of the Belgian Code of Economic Law.

Formation of the Agreement

Only the signed order form, email communication, or WhatsApp messages sent with explicit approval bind Decosa VOF (“the service provider”) and the client. The agreement is executed in accordance with these general terms and conditions. Execution only begins after the order form is signed or a written confirmation via email or WhatsApp is received.

Termination of the Agreement by the Client

Cancellation by the client must be made in writing. Upon cancellation, the client is obliged to pay 50% of the agreed price (including VAT) as a cancellation fee. This compensation is considered a reasonable estimate of the damage suffered by the service provider in case of cancellation.

If cancellation occurs less than 7 calendar days before the planned execution date, or if services have already been performed, Decosa reserves the right to full compensation for all incurred costs and hours worked, in addition to the 50% flat-rate fee.

Description of Services and Pricing

The nature and scope of the services are specified in the agreement, order form, email, or other written communication such as WhatsApp. The agreed services may include one or more of the following professional activities (non-exhaustive list):

Decosa VOF provides digital development services, including the design, programming, and maintenance of websites, webshops, web applications, and custom solutions. These are tailored to the client’s needs and may include frontend and backend technologies and API integrations. The service also includes setup and management of technical marketing tools like analytics, tracking, and automation platforms to enhance digital performance.

Additionally, Decosa supports sales enablement (CRM integration, lead generation, process automation, conversion optimization, digital acquisition), strategic advice, consultancy, and workshops on digital positioning and technical planning.

Digital content creation is also provided: marketing copy, SEO texts, technical content, and visual/textual assets. UX and UI services are available for user-friendly, visually consistent interface design.

Further services may include hosting and domain management via external providers, technical support during and after delivery, bug fixes, updates, monitoring, and aftercare.

The price for services is defined in the agreement or quotation. A standard hourly rate of €90 per started hour applies to additional work, unless agreed otherwise. Additional work is performed only with verbal or written approval (e.g., via email or WhatsApp). Tacit approval can be inferred from repeated communications or lack of protest.

All prices are exclusive of VAT unless stated otherwise. Costs for external tools, licenses, or paid components may be invoiced separately at cost price if stated in the agreement or communication. If a project consists of multiple phases, partial deliveries may be invoiced separately.

Use of Artificial Intelligence (AI) and Ethical Principles

The service provider may, as part of the agreed services, use artificial intelligence (AI), machine learning technologies, or other automated systems to support content creation, analysis, automation, or development. These technologies are only used if they contribute to the efficiency, quality, or relevance of the delivered work.

The service provider commits to using AI tools in an ethically responsible manner, in accordance with applicable laws and regulations, including principles of transparency, data minimization, non-discrimination, and respect for privacy.

The client acknowledges and accepts that AI-generated output is not infallible and may be subject to inaccuracies, bias, or incompleteness. The final responsibility for interpreting and using AI-generated results always lies with the client. The service provider is not liable for decisions or damages arising from uncritical reliance on AI-generated content, unless explicitly agreed otherwise in writing.

If the client explicitly requests the use of AI tools within a project, the service provider will – to the extent reasonably feasible – provide transparency regarding the origin of the generated content or technology.

Intellectual Property

All intellectual property rights related to the software, designs, content, documents, and other works developed by the service provider remain the property of the service provider until full payment of all invoices related to the project, including any additional work or aftercare, that are due at the time of transfer. Upon payment, the client obtains a non-exclusive, non-transferable right to use the delivered materials solely for internal use. Sub-licensing, resale, or distribution without written permission is prohibited. This right may not be transferred to third parties without the service provider’s written consent. The source code of developed software remains the property of the service provider, unless explicitly agreed otherwise in writing.

Confidentiality

Both parties agree to keep all confidential information exchanged during the collaboration strictly confidential. Confidential information includes all non-public data, documents, technologies, know-how, client data, and other information provided verbally, in writing, or electronically. This obligation continues after the end of the cooperation.

Execution of the Agreement

The service provider commits to performing the agreement to the best of their ability, according to industry standards, as an obligation of means. No guarantees are provided on specific results, returns, or deadlines unless explicitly agreed in writing.

The service provider may subcontract or outsource work if needed for proper execution without prior approval. The provider remains responsible for coordination but not for errors by third parties outside their control.

The client must provide all necessary data, materials, logins, and instructions in time and proper format. Delays or missing input will automatically extend the timeline without penalty, and the provider cannot be held liable for delays or project failure. Client delays suspend all provider obligations.

Deadlines provided by the service provider are indicative unless marked as binding in a signed agreement. Exceeding deadlines does not entitle the client to damages or cancellation.

The provider is not liable for issues due to incomplete, incorrect, or conflicting client input, nor for delays or incompatibilities in supplied files, tools, or instructions. They are not required to verify content for accuracy or legal compliance.

Deliveries are considered accepted upon completion or publication unless the client submits a motivated written objection within ten (10) calendar days. After this period, no claims or changes will be accepted unless otherwise agreed.

The provider may suspend or terminate services if the client fails to meet contractual obligations, with no right to compensation, refund, or ownership transfer for the client.

Duration and Termination

For ongoing services, a minimum term of 12 months applies, starting from the activation or online publication date. This is confirmed via email or WhatsApp.

One-off projects (e.g., website or webshop development) are clearly identified as such in the agreement, order form, or written approval, and are considered completed upon delivery unless otherwise agreed.

Termination of ongoing contracts must be done via registered mail, at least 2 months before renewal. Without timely termination, the contract is automatically renewed for the same term unless stated otherwise in writing with the clause: “This agreement is not automatically renewed.”

The provider may immediately terminate the agreement without notice if the client breaches the contract (e.g., late payment, failure to provide essential data, bankruptcy). No compensation is owed in such cases.

Liability

General Exclusion of Liability
The provider is only liable for direct damages resulting from intent or gross negligence proven by the client. They are not liable for other damages, whether contractual or extra-contractual.

Indirect and Consequential Damages
The provider is never liable for indirect, consequential, or immaterial damages, including (but not limited to): loss of profit, revenue, data, customers, business disruption, third-party damage, or extra staffing costs.

Third-party or External System Damage
The provider is not liable for malfunctions or issues caused by third-party providers, hosting services, plugins, APIs, or other external systems beyond their control.

Security and Cyber Incidents
The provider is not liable for hacking, data breaches, viruses, ransomware, or other misuse of systems/platforms, regardless of the nature of the attack. No result-based security obligation is assumed unless agreed in writing.

Force Majeure
Force majeure includes any circumstance beyond the provider’s control that prevents execution of the agreement, either temporarily or permanently. Examples include government measures, war, terrorism, pandemics, natural disasters, blackouts, technical issues with cloud/telecom providers, cyberattacks, and platform/API changes.

During force majeure, the provider’s obligations are suspended without compensation. If force majeure lasts more than sixty (60) days, either party may terminate the agreement in writing without damages, while preserving payment rights for completed work.

Indemnification by the Client
The client indemnifies the provider against third-party claims arising from use of the services/materials, including copyright infringement, unlawful content, or commercial damage.

Liability Limitation
If liability is still established, it is limited to the amount invoiced (excl. VAT) for the agreement, with a maximum of €2.000, regardless of damage scope or cases.

Processing of Personal Data (GDPR)

The provider processes personal data in accordance with applicable laws, including the General Data Protection Regulation (GDPR). The provider acts as a processor on behalf of the client and processes data only for project execution. Unless otherwise agreed, these general terms along with the privacy policy serve as the data processing agreement under Article 28 GDPR.

Transfer of Ownership or Access

Clients may request the transfer of source code, admin access, hosting accounts, or other digital assets upon project completion or termination, under these conditions:
Transfer occurs only after full payment of all invoices.
An administrative fee may apply, based on complexity and scope.
The provider is not obligated to support installation on third-party systems unless agreed separately.
After transfer, all support and liability ends unless agreed otherwise.
Non-transferable licenses/tools remain the provider’s or third-party’s property.

Management and Maintenance

If a maintenance contract is agreed upon, the following applies unless otherwise agreed:
The provider will perform support, bug fixes, security updates, and functional updates within reasonable timeframes.
Contracts are offered monthly or annually, starting from project delivery or publication.
No performance guarantee is given for uptime or error-free operation.
External tool/plugin/API issues are excluded unless agreed otherwise.
Services are during business hours; outside-hours support is charged at 150% unless otherwise agreed.
New features are excluded and treated as additional work.
The provider may carry out technical optimizations for security/compatibility as needed.

Invoicing

Invoices are payable within 7 days unless stated otherwise. Late payment incurs legal interest per Article 5 of the Belgian Law of 2 August 2002 (commercial transactions), plus a fixed 10% penalty (minimum €50). Upon non-payment, all amounts become immediately due. Complaints must be submitted by registered letter within 3 days and do not suspend payment obligations.

Dispute Resolution

Belgian law applies to all agreements, excluding the Vienna Convention (CISG). Only the courts of West Flanders, division Bruges, have jurisdiction, unless mandatory international law dictates otherwise.

The parties explicitly agree to this choice of law and forum, even if the client is based abroad.

Contact Information:
Decosa VOF
Anna Bijnsstraat 11
8020 Oostkamp – Belgium
VAT BE0821.043.137
hello@decosa.be – www.decosa.be